پہلے اجلاس کا منصوبہ بنائیی مبارک ہو! ، آپ اپنا کام مکمل کرنے کے قریب ہیں۔ پہلے اجلاس کے لئے ایک مخصوص تاریخ کا فیصلہ کریں اور ممکنہ ایجنڈا بنائیں۔ ایجنڈا ہونا اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کلیدی ہے کہ ہر شخص کو پیشگی علم ہو کہ اجلاس کے دوران کیا ہوگا ،اجلاس کتنا لمبا چلےگا ، کون شرکت کرے گا اور خصوصاً یہ کہ وقت کا ضیاع نہ ہو۔ پہلا اجلاس ان دو بنیادی فارمیٹس میں سے کسی ایک میں ہوسکتا ہے۔ : Agora سفیر میشل پیپیس Michal Papis ، گورزو Gorzów اسپیکرز پولینڈ سے ، ایک تعارفی اجلاس کی قیادت کرتے ہوئے Agora Speakers International کے مقصد کی وضاحت کر رہے ہیں۔ • ایک باقاعدہ "چھوٹا" اجلاس ، جو باقاعدہ اجلاس کا ایک چھوٹا ورژن ہے مگر تمام اہم عناصر رکھتا ہے۔ اگر آپ ان لوگوں کی مدد حاصل کرسکتے ہیں جو پہلے سے دوسرے Agora Speakersکلبوں کے رکن ہیں یا جانتے ہیں کہ ہم کس طرح کام کرتے ہیں، تو یہ ترجیحی طریقہ ہے۔ • ایک "تعارفی" / "پریزنٹیشن" ٹائپ اجلاس ، جس میں آپ کلب کا مقصد ، شمولیت کے فوائد ، کلب کے کام کرنے کے طریقہ کار اور مختلف فرائض منصبی وغیرہ کو بیان کر کے سوال و جواب کا ایک حصہ رکھ سکتے ہیں۔ آپ کو یہ کام صرف اس صورت میں کرنا چاہئے جب: o آپ کے کلب نے کسی تربیتی سیشن میں شرکت نہیں کی۔ o شرکاء کی اکثریت کسی بھی Agora مواد ، گروپس ، دستاویزات ، یا ویڈیوز سے نا آشنا ہے (یعنی: وہ تنظیم میں بالکل نئے ہیں)۔ پہلے اجلاس کا ایجنڈا اگر آپ Agora کلبوں کے کام کرنے کے طریقہ کار کا وسیع تجربہ نہیں رکھتے،تو تجویز کی جاتی ہے کہ پہلے اجلاس کے لیے آپ یہاں بیان کردہ بنیادی ایجنڈے پر عمل کریں۔ آپ کو کلب کے اندراج کے عمل کے دوران پہلے اجلاس کا ایجنڈا اپ لوڈ کرنے کی ضرورت پڑے گی۔ یہ اپ لوڈ کسی پیچیدہ شکل میں کرنے کی ضرورت نہیں۔ در حقیقت یہ سیدھی سادہ ٹیکسٹ یا متن پر مبنی فائل ہوسکتی ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ بارہا دیکھنے میں آیا ہے کہ لوگ Agora میں شامل ہونے اور ایک کلب شروع کرنے کے لیے اتنے پرجوش تھے، کہ انھوں نے حقیقتاً یہ سیکھنے اور سمجھنے میں وقت صرف نہیں کیا کہ ہم کرتے کیا ہیں اور کیسے۔ وہ صرف اجلاس شروع کرنا چاہتے ہیں، لیکن بغیر یہ جانے کہ آخر اجلاسوں میں کرنا کیا ہے۔ کلب کو رجسٹر کرتے وقت آپ کا ایجنڈا بھیجنے کا اقدام اس بات کی ضمانت دیتا ہے کہ ہر کوئی جانتا ہے کہ اجلاس کے دوران کیا ہو گا۔ اجلاس کی تقریب کی تشہیر عموماً فیس بک اور گوگل کیلنڈر دونوں میں اجلاس کی تاریخ کا ایونٹ تخلیق کرنا مفید رہتا ہے جس سے لوگ اجلاس کے لیے اپنی رضامندی بذریعہ سائن اپ دے سکتے ہیں، اور اپنے ایجنڈوں کے ساتھ اجلاس کے وقت کی تال میل ملا سکتے ہیں۔ کوشش کریں کہمستقبل میں زیادہ دور کی تاریخ کی منصوبہ بندی نہ کریں، کیوںکہ عموماً لوگ سائن اپ کرکے پھر دو ہفتوں سے زیادہ دور اجلاس کو بھول جاتے ہیں۔ تمام شرکاء کی اجلاس سے ہفتہ پہلے تصدیق کریں۔ جب آپ ایونٹ بناتے ہیں تو ، اسے پبلک ایونٹ کے طور پر بنائیں تاکہ (اسے فیس بک پر) لوگ تلاش کرسکیں اور دوسروں کو مدعو کرسکیں ، یا اسے اپنے بلاگز یا فیس بک وال پر پوسٹ کرسکیں۔ اپنے پروگرام کا اعلان یا تو اپنے ملک کے Agora Speakers فیس بک گروپ میں یا بین الاقوامی فیس بک گروپ ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers) میں کرنے کو بھی یقینی بنائیں ۔ . اگر اجلاس کی جگہ بہت مشہور ہے ، حتٰی کہ اگر آپ کو لگتا ہے کہ ہر کوئی اسے اچھی طرح سے جانتا ہے تو پھر بھی شرکاء کو تکلیف سے بچانے کے لئے ہمیشہ اس جگہ کی چند تصاویر اجلاس کے کمرے تک پہنچنے کی تفصیلی ہدایات کے ساتھ پوسٹ کرنا اچھا رہتا ہے۔ ہوسکتا ہے کہ آپ کے اجلاس میں شامل کچھ مہمانوں کو وہ جگہ معلوم نہ ہو یا وہ پردیسی بھی ہو سکتے ہیں۔ نیز ، کمرے تک راستے کی تصاویر شائع کرنا آسان ہے۔ اگر اجلاس کی جگہ اس کی اجازت دے تو زائرین کو اجلاس کے کمرے میں پہنچنے کے لیے تیروں کی مدد سے رہنمائی کرنے والے ایک دو نشانات پرنٹ کرکے مناسب مقام پر چسپاں کریں۔ برانڈڈ مواد تیار کریں (اختیاری) اپنے کلب کے لئے بینرز، ایجنڈا ٹیمپلیٹس وغیرہ بنانے کے لیے Brand Portal برانڈ پورٹل یا Asset Creator اثاثہ خالق کا استعمال کریں۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ تمام ڈیجیٹل اثاثے برانڈنگ کے رہنما خطوط کے مطابق استعمال ہونگے جو آپ یہاں دیکھ سکتے ہیں /%D8%A8%D8%B1%D8%A7%D9%86%DA%88+%DA%A9%DB%8C+%D8%B1%DB%81%D9%86%D9%8F%D9%85%D8%A7+%DB%81%D8%AF%D8%A7%DB%8C%D8%A7%D8%AA ۔ اگر آپ اثاثہ خالق استعمال کرتے ہیں تو ، یہ برانڈ کی ہدایات کی تعمیل کا خود بخود خیال رکھے گا۔ .